Persondatapolitik
Behandling af personoplysninger om kunder, samarbejdspartnere, leverandører mv.
1. Indledning
Som et led i Center for Hjælpemidler og Velfærdsteknologis daglige drift indhenter og opbevarer virksomheden en række personoplysninger om kunder, samarbejdspartnere, leverandører mv. Dette sker både i forbindelse med, at Center for Hjælpemidler og Velfærdsteknologi sælger og leverer ydelser til kunden, og i forbindelse med indkøb af varer eller ydelser til virksomheden.
Center for Hjælpemidler og Velfærdsteknologi er meget opmærksom på at behandle alle personoplysninger på en fortrolig og sikker måde. I denne politik kan du læse nærmere om retningslinjerne for, hvordan vi behandler de personoplysninger, vi indsamler, når du retter henvendelse til eller indgår aftaler med os.
Vores behandling af dine personoplysninger lever op de til enhver tid gældende krav, herunder sikkerhedskrav, der følger af persondatalovgivningen. Vi gennemgår jævnligt de registrerede personoplysninger og sletter de personoplysninger, der ikke længere er relevante at behandle. Det samme gælder personoplysninger, som en bruger ønsker slettet, og som vi ikke længere har noget grundlag for at behandle.
I henhold til den gældende persondatalovgivning betragtes Center for Hjælpemidler og Velfærdsteknologi som dataansvarlig for de personoplysninger, du afgiver til os. Nedenfor finder du alle nødvendige kontaktoplysninger:
Center for Hjælpemidler og Velfærdsteknologi
Fåborgvej 15A
9000 Aalborg
CVR.nr. 35 433 589
Kontaktperson ved henvendelser vedrørende virksomhedens behandling af personoplysninger DPO Nicoline Madsen:dpo-aeh@aalborg.dk
2. Behandling af personoplysninger
Når du retter henvendelse til os, behandler vi de personoplysninger, der fremgår af din henvendelse. Vi opfordrer derfor til, at du ikke afgiver flere personoplysninger end det, der er nødvendigt for, at vi kan behandle din henvendelse.
For at kunne indgå en aftale med dig, er det nødvendigt at behandle dine kontaktoplysninger, herunder navn, adresse, mailadresse, telefonnummer.
Der registreres aldrig følsomme personoplysninger om kunder i form af oplysninger om race, religion, politisk overbevisning, fagforeningsmæssige forhold, helbredsoplysninger mv.
Hvis kunden er en virksomhed, vil vi alene behandle personoplysninger - i form af vedkommendes navn og direkte mail/telefonnummer - om den kontaktperson, der er tilknyttet virksomheden. Visitkort der udleveres, opbevares så længe det er relevant, dog maximalt 5 år.
Vi indhenter ovennævnte oplysninger direkte fra dig i forbindelse med, at der indgås en aftale. Hvis du tidligere har været kunde hos os, og du bestiller en ny ydelse, bruger vi dog de oplysninger, der allerede er registreret om dig medmindre de er slettet jf. vores slettepolitik. Det tjekkes dog altid, om oplysningerne fortsat er korrekte.
Ovennævnte personoplysninger behandles med det formål at kunne administrere og fakturere den indgåede aftale, for at kunne dokumentere arbejdets udførelse, Center for Hjælpemidler og Velfærdsteknologi har i henhold til de vilkår, der aftales med den enkelte kunde. Behandlingsgrundlaget er databeskyttelsesloven art. 6, stk. 1, litra b (nødvendighed)
2.1 Arrangementer
I forbindelse med tilmeldinger til arrangementer, behandler vi dine personoplysninger med det formål at kunne administrere din tilmelding og til afvikling af arrangementet. Behandlingsgrundlaget for vores behandling af dine personoplysninger følger af databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b. (nødvendighed) Vi behandler almindelige personoplysninger og kun de oplysninger, som du selv har afgivet. Dine oplysninger opbevares maksimalt 6 måneder efter arrangementet afholdelse.
2.2 Billeder
Der vil blive taget fotos og video på til intern og ekstern kommunikation af arrangementer. De relevante fotos og videoer offentliggøres i nyhedsbreve, som deles på cfv-nord.dk og med medarbejdere i Aalborg-, Brønderslev- og Jammerbugt kommune, samt på Linkedin og Magasinet Pleje. Billeder og video, som ikke anvendes i nyhedsbreve slettes umiddelbart efter de er taget. Billeder og video, som anvendes i nyhedsbreve slettes når de ikke længere er relevante, og slettes senest fra de online medier efter 2 år. Dog arkiveres de til intern dokumentation i op til 7 år. Ved tilmelding til arrangementet accepterer du dette særskilt, samt at vi sender praktiske oplysninger m.m. til dig i tiden op til og efter om arrangementet. Du kan altid bede om at få dine personlige oplysninger, billeder m.v. slettet efterfølgende.
Behandlingsgrundlaget herfor er databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra e (samfundsinteresse)
3. Opbevaringsperiode
Center for Hjælpemidler og Velfærdsteknologi opbevarer kun personoplysninger, så længe dette er nødvendigt og til opfyldelse af de formål, hvortil de er indsamlet.
Kunder, samarbejdspartnere og leverandørers personoplysninger opbevares så længe, at der fortsat består et kundeforhold/samarbejde.
Efter afslutningen af kundeforholdet eller samarbejdet opbevares personoplysningerne så længe, det er nødvendigt for at kunne dokumentere aftalen og korrespondancen, Center for Hjælpemidler og Velfærdsteknologi har, dog maximalt 5 år.
Al bogføringsmaterialet opbevares desuden altid i 5 år efter udløbet af det regnskabsår, hvor bogføringen er sket, af hensyn til overholdelse af bogføringsloven.
3.1 Billeder
Alle billederne opbevares i Sharepoint i en mappe som kun medarbejdere og direktøren på Center for Velfærdsteknologi har adgang til. Billeder som ikke anvendes til nyhedsbreve slettes umiddelbart efter de bliver taget. Billederne, som anvendes slettes når de ikke længere er relevante og senest efter 2 år på de online medier. Vi opbevarer billeder og arkiverer dem i 7 år, da vi også anvender disse, som dokumentation til Bestyrelsen m.fl. for grundlaget til Centrets eksistens.
4. Videregivelse af personoplysninger
Hvis den bestilte ydelse kræver brug af underleverandører, videregiver Center for Hjælpemidler og Velfærdsteknologi oplysninger om dit navn, din adresse og telefonnummer, således at underleverandøren kan levere sin ydelse. Du vil altid blive orienteret om, hvilke underleverandører vi benytter til udførelsen af det aftalte arbejde. Hvis der udleveres kursusbevis i forhold til arrangementer, videregives dit navn til oplægsholder.
Derudover videregiver Center for Hjælpemidler og Velfærdsteknologi ikke personoplysninger om kunder, samarbejdspartnere og leverandører.
5. Hjælpemidler
Det er muligt som pårørende at få udleveret en liste over visiterede hjælpemidler uden personoplysninger.
6. Sikkerhedsforanstaltninger
Center for Hjælpemidler og Velfærdsteknologi behandler alle personoplysninger fortroligt, og Center for Hjælpemidler og Velfærdsteknologi har foretaget en række tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger med det formål at beskytte personoplysninger mod hændelig eller ulovlig tilintetgørelse, fortabelse eller forringelse, samt mod at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med persondatalovgivningen.
Vi gemmer dine personlige oplysninger på computere med begrænset adgang, som er placeret i kontrollerede faciliteter, og vores sikkerhedsforanstaltninger kontrolleres løbende. Derudover tager vi jævnligt backup af alle vores elektroniske data, og vi har beskyttet os ved at have installeret blandt andet antivirussoftware og firewalls.
7. Registreredes rettigheder
Ovenfor er det beskrevet, hvilke personoplysninger Center for Hjælpemidler og Velfærdsteknologi behandler om kunder, samarbejdspartnere mv., idet vi er forpligtede til at oplyse dig herom.
Hvis det er din opfattelse, at vi behandler urigtige eller vildledende oplysninger om dig, har du ret til at anmode om at få rettet oplysningerne. Ved modtagelse af en sådan anmodning, tager vi stilling til, om oplysningerne skal rettes.
Center for Hjælpemidler og Velfærdsteknologi er i nogle tilfælde forpligtede til at slette dine personoplysninger. Dette gælder eksempelvis, hvis vi ikke længere har et formål med at behandle personoplysningerne, eller hvis du tilbagekalder et samtykke, og vi ikke har et andet grundlag for at behandle dine personoplysninger. Hvis du ønsker at anmode os om at slette dine personoplysninger eller tilbagekalde et samtykke overfor os, skal du derfor blot kontakte os.
Du har også altid ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger. Hvis vi modtager en sådan indsigelse, vil vi vurdere, om vi skal begrænse behandlingen af personoplysningerne, imens vi vurderer indsigelsen. Derudover har du i nogle tilfælde ret til at få udleveret sine personoplysninger på et elektronisk læsbart medie (dataportabilitet).
Hvis du ønsker at udnytte dine rettigheder, skal du sende en anmodning herom til os. Ud over dette har du også mulighed for at klage til Datatilsynet over behandlingen af dine personoplysninger.
29.11.2022